Mehr Struktur und Produktivität im Büroalltag: 8 Tipps
Der Büroalltag ist oft mit Stress verbunden. Dieser lässt sich jedoch mithilfe einer strukturierten Arbeitsweise minimieren. Außerdem kann es helfen, die eigene Produktivität zu erhöhen. Nachfolgend haben wir acht Tipps für dich, mit denen du deinen Büroalltag strukturierter und produktiver gestalten kannst.
Tipp 1: Ordnung auf dem Schreibtisch und im Büro
Wer ständig Chaos am Arbeitsplatz hat, lässt sich schneller von Kleinigkeiten ablenken und ist dadurch unproduktiver. Aus diesem Grund solltest du deinen Schreibtisch nach jedem Arbeitstag kurz aufräumen und für den nächsten Tag vorbereiten. Damit du langfristig Ordnung am Arbeitsplatz halten kannst, solltest du verschiedene Hilfsmittel nutzen. Beispielsweise kannst du Mappen für einzelne Projekte und Ordner zur Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen einsetzen. Die Ordner verstaust du am besten in einem Regal oder Schrank neben deinem Arbeitsplatz. Die Mappen kannst du direkt im Schreibtisch lagern. Wichtig ist, dass du den Ordnern und Mappen einen Namen gibst. Das hilft dabei, die Übersicht zu behalten. So kann beispielsweise der Ordner „Finanzen“ sämtliche Dokumente enthalten, die etwas mit Finanzen zu tun haben.
Tipp 2: Prioritäten setzen
Kennst du das auch? Du wolltest heute eigentlich noch diese eine bestimmte Sache fertig bekommen? Aber ständig bitten dich Kollegen um Hilfe und fragen dich, ob du ihnen Arbeit abnehmen kannst. Hier solltest du öfters deine eigene Arbeit vorziehen. Es ist vollkommen in Ordnung, Grenzen zu ziehen und nicht immer mit „Ja“ zu antworten. Schließlich musst auch du deine Aufgaben erledigen. Zudem solltest du darauf achten, dein Handy während der Arbeitszeit nicht in Griffnähe bei dir zu haben. Ansonsten kann es dich ebenfalls von deiner Arbeit ablenken.
Tipp 3: Multitasking am Arbeitsplatz vermeiden
Die Annahme, dass Multitasking die Produktivität steigert, ist ein Irrtum. Denn wir Menschen sind darauf ausgelegt, sich auf eine Sache zu fokussieren und diese dann zu lösen. Multitasking hat den Nachteil, dass verschiedene Aufgaben für Verwirrung sorgen. Das kann zu Fehlern führen und das Stresslevel anheben. Aufgrund dessen solltest du Multitasking vermeiden und dich nicht durch verschiedene Aufgaben ablenken lassen. Konzentriere dich stattdessen auf eine einzige Aufgabe und erledige diese fokussiert. Anschließend widmest du dich der nächsten Aufgabe. Eventuell hilft dir hierbei eine To-Do-Liste, die du jeden Tag nach der Dringlichkeit ordnest.
Tipp 4: Eine vernünftige Kommunikation
Die richtige Kommunikation mit deinem Arbeitgeber bzw. deinem Vorgesetzten und deinen Kollegen ist sehr wichtig. So kannst du Missverständnisse vermeiden und Fehler vorbeugen. Ein häufiger Grund für verminderte Produktivität ist nämlich die fehlende Kommunikation am Arbeitsplatz. Wenn du also deine Produktivität steigern möchtest, solltest du stets genau zuhören und bei Bedarf Fragen stellen.
Tipp 5: Die Arbeitsmittel effektiv einsetzen
Wenn du deine Arbeitsmittel effektiv nutzt, kannst du deinen Alltag strukturierter gestalten und deine Produktivität steigern. Hierfür kannst du auf Ordnungssysteme oder Ablagesysteme zurückgreifen. Teilweise können dir auch Schulungen und andere Weiterbildungen dabei helfen, die vorhandenen Arbeitsmittel effektiv einzusetzen.
Tipp 6: Kurze Auszeiten vom Büroalltag
Auch wenn es zunächst widersprüchlich klingt, sind regelmäßige Pausen vom Arbeitsplatz sehr wichtig. So kann man den Kopf sortieren und im Anschluss daran wieder gestärkt ins Büro zurückkehren. Für eine kurze Auszeit ist es sinnvoll, den Büroraum zu verlassen und beispielsweise ein Café oder einen Park in der Nähe aufzusuchen. Auf diese Weise wird das Stresslevel reduziert. Das kann auch stressbedingte Erkrankungen vorbeugen. Darüber hinaus solltest du während deines Büroalltags zwischendurch ein paar Übungen machen. Sinnvoll ist es, die Pausen fest in den Tag mit einzuplanen.
Tipp 7: Gesundes Essen im Alltag
Der Verzehr von zu vielen Fertiggerichten oder Fast-Food kann zu einer verminderten Konzentrationsfähigkeit führen. Daher ist das Essen ein weiterer relevanter Aspekt, wenn es um die Steigerung der Produktivität geht. Gleichzeitig wirkt sich eine gesunde Ernährungsweise positiv auf das eigene Wohlbefinden und die Gesundheit aus. Am besten planst du dein Essen schon im Voraus und richtest dir täglich genug Zeit für die Mahlzeiten ein.
Tipp 8: Ausreichend Schlaf
Ausreichend Schlaf ist einerseits aus gesundheitlichen Gründen wichtig. Andererseits kann er verhindern, dass du aufgrund von Schlafmangel unproduktiver bist. Wer gut und lange genug geschlafen hat, hat am Tag mehr Energie und kann die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit erledigen.
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